Die „FiLEH“-Buchhaltungsdienste wurden von Mitarbeitern der Lebensmittelgroßhandlung Spar Handelsges. mbH gegründet, um die Dienstleistungs-Lücke „EH-Buchhaltung“ für den Lebensmitteleinzelhandel (LEH) zu schließen. Derzeit betreuen die „FiLEH“-Buchhaltungsdienste selbständige Einzelhändler, die insgesamt 18 Edeka-Filialen mit einer Gesamtverkaufsfläche von circa 26.000 qm betreiben. Darunter befinden sich im Raum Hamburg zum Beispiel auch die Märkte von Wolfgang Struve & Co.KG und M. Tschorn GmbH & Co.

Steigerung der Effizienz anvisiert

Ziel war es, die Prozesse in der Finanzbuchhaltung und im Controlling stärker zu automatisieren, um ein effizienteres Vorgehen zu ermöglichen. Mit der „EH“-Filialabrechnung der S+S Softwarepartner GmbH können die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) inzwischen zeitnah bis zum zweiten Werktag des Folgemonats erstellt werden. Aufgrund der Programmlogik der neuen Lösung kann „FiLEH“ nach eigenen Angaben schneller arbeiten. Es ist nicht nötig, jede einzelne Warenrechnung zu erfassen, um eine exakte Auswertung zu erhalten. Statt jeden Vorgang zu buchen, werden die bisher vorliegenden Daten statistisch hochgerechnet.

Entwicklungen werden erkannt

Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt in den für den Einzelhandel wichtigen Kategorien Rohgewinn, Umsatz und Kosten. Dabei lassen sich Rohgewinn und Umsatz für jede Warengruppe beziehungsweise Abteilung mit Tages-, Monats- und Totalwert übersichtlich nebeneinander stellen. Zu allen Berichten können die Vorjahreswerte herangezogen werden. Daneben können auch Planwerte dem „Ist“-Wert gegenübergestellt und für die Bewertung der Entwicklung herangezogen werden. Bei „FiLEH“ werden in der Regel 14 Monate dargestellt: Zwölf bezogen auf das operative Geschäft und zwei für Abschlussbuchungen.

Auch die für den Handel wichtigen Ladenverkaufspreise werden zusätzlich zur herkömmlichen Buchhaltung einbezogen und die Inventur wird direkt aus dem tatsächlichen Datenbestand errechnet. „Subsysteme mit unvollständiger Datenhaltung gehören der Vergangenheit an und können die Ergebnisse somit nicht mehr verfälschen. Die Wahrheit liegt quasi in der Buchhaltung“, kommentiert Michael Schuldt, Inhaber der „FiLEH“-Buchhaltungsdienste. Unterstützung für die Verhandlungen mit Lieferanten bieten die Auswertungen des Einkaufs: Auf Basis der Informationen zu den Fragen „Mit welchem Partner wurde welcher Umsatz getätigt?“ sowie „Was wurde dabei verdient?“ und „Welcher Lieferant bringt den meisten Umsatz?“ lassen sich Rückvergütungen und künftige Konditionen besser verhandeln.

Eine weitere Arbeitserleichterung stellt die Schnittstelle zum Lebensmittelhandel dar: Hierüber werden sämtliche Lieferungen, die ein Unternehmen von seinem Großhändler erhält, automatisiert bei „FiLEH“ ins System übernommen. So können wie bei einem Datawarehouse gezielt Recherchen zu einzelnen Artikeln durchgeführt werden. Das ist beispielsweise für die Rechnungsprüfung von Vorteil: „Alle betrachtungswürdigen Artikel wie die mit besonderer Handelsspanne können für jede Gesellschaft einmal pro Woche mit geringem Aufwand gesondert betrachtet und geprüft werden. Gleiches gilt für versehentliche Doppelzahlungen“, erläutert Schuldt. Für Betriebe mit mehreren Filialen bietet ein Tool für die Warenumlagerung besondere Unterstützung: Haben sich die Filialen sozusagen „verdisponiert“ und tauschen die Ware untereinander aus, wird die Umlagerung mandantenübergreifend per Schnellerfassung gebucht.

Mit weitgehender Automatisierung zum Ziel

Im Handel gilt es, Tausende von Vorgängen maschinell zu übernehmen. Für „FiLEH“ ist Schnelligkeit dabei wesentliche Voraussetzung für Wirtschaftlichkeit. Hier bringt die Lösung die gewünschte Unterstützung, denn allein durch die reibungslose Datenübernahme aus dem System des Großhandels wird viel Zeit gespart. Zudem kann jeder zugriffsberechtigte Sachbearbeiter Berichte binnen Minuten erzeugen und im Dialog betrachten. Diese Ziele wurden durch eine intensive Zusammenarbeit erreicht: „Da schon die Spar-Gruppe vor ihrer Übernahme durch Edeka beim Aufbau des Rechnungswesens auf Lösungen von S+S gesetzt hat, ist die heutige Lösung auf der Basis eines langfristigen Erfahrungsaustauschs mit dem Anbieter gewachsen“, berichtet Schuldt.

Die Nutzung der Software im Rahmen des „IT as a Service“-Angebots bringt weitere Vorteile: Für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Variante kostengünstig und bietet gleichzeitig einen hohen Sicherheitsstandard in Bezug auf Datenhaltung und Datenleitung. Zudem können über das Rechenzentrum von S+S automatisierte Jobs definiert werden, zum Beispiel Druckaufträge, die dann über Nacht ausgeführt werden. „Die Lösung ist besonders interessant für Unternehmen mit einem hohen Belegvolumen und bietet hier die Möglichkeit zur schnellen Bearbeitung. Zudem ist diese transparenter als die bisherigen Buchhaltungsprogramme und bietet bessere Analysemöglichkeiten“, resümiert Schuldt. Hervorzuheben ist die zeitnahe und detaillierte Rohgewinnermittlung sowie die Möglichkeit zur Inventurauswertung auf Bereichsebene oder nach Warengruppen.

Autorin Annette Schmidt ist IT-Journalistin.

Foto: Edeka Zentrale (Hamburg)

Weitere Informationen: www.softwarepartner.net