Wer sich als Einzelhändler erfolgreich absetzen will, muss bei seiner Zielgruppe punkten. Voraussetzung dafür ist nicht nur, dass sich die gewünschte Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort befindet und korrekt ausgezeichnet ist. Es geht auch darum, die Filialmitarbeiter von der zunehmenden Menge an administrativen Aufgaben zu entbinden. Auf diese Weise haben Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgabe und können die Beratung der Kunden sowie die Präsenz auf der Fläche intensivieren.
Das Automatisieren von Output- und papierbasierten Prozessen trägt dazu bei, den administrativen Aufwand für die Mitarbeiter zu reduzieren. Zu solchen Prozessen zählen beispielsweise der papierbehaftete Wareneingang oder auch Kunden-Retouren. Häufig verbringen Filialmitarbeiter viel Zeit mit der Prüfung des Wareneingangs und der Reklamation falsch gelieferter Waren. Intelligente Lösungen für Einzelhandelsprozesse automatisieren die manuelle Datenhaltung und eliminieren die manuelle Datenübertragung, sprich das „Abtippen“. Kern ist das intelligente Erfassen von Dokumenten, das sogenannte „Intelligent Capture“. Diese Erfassung kann sowohl zentral als auch in Verbindung mit Multifunktionsgeräten in den Filialen oder Lägern stattfinden.
Sind die Daten erfasst, werden sie im nächsten Schritt verarbeitet: Die Lösungen validieren die Daten und gleichen sie mit bereits existierenden Informationen aus vorhandenen Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Systemen ab. Dabei werden nicht reine Buchstaben oder Zahlenkolonnen verglichen, sondern der Sinn der Informationen – so wie auch ein Mitarbeiter vorgehen würde. Im Beispiel des papierbehafteten Wareneingangs lassen sich die Positionsdaten der Lieferscheine prüfen und automatisch an das Warenwirtschaftssystem weitergeben, ohne dass der Mitarbeiter diese extra eingeben muss. Auf diese Weise werden aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten. Weitere Anwendung finden solche Lösungen zum Beispiel bei Handelsprozessen wie der Be- und Verarbeitung von Papierdokumenten bei der Personaleinstellung in den Filialen oder Lägern, bei der Erstellung von Schadensberichten oder bei der Rechnungsprüfung.
Ein Lieferschein, eine Beschwerde oder der Social-Media-Kommentar eines Kunden – solche Informationen können ihren Weg nur ohne Medienbrüche in die Zentrale finden, wenn sie digitalisiert, indiziert und weiterverarbeitet werden. Zum Beispiel können „digitale Versandtaschen“ dabei helfen, Informationen schneller von der Filiale an die Zentrale zu übermitteln. Statt Kassenjournale, Urlaubsanträge oder Schadensmeldungen per Post zu verschicken, werden sie in der Filiale am Multifunktionsgerät gescannt und automatisch weitergeleitet. Einige Lösungen ermöglichen auch, die Dokumente automatisch nach Inhalt zu klassifizieren, sodass die sonst aufwändige manuelle Sortierung und Bearbeitung in der Zentrale entfällt.
Gemanagte Druckerflotte minimiert manuelle Eingriffe
Als Basis der oben beschriebenen Lösungen spielen moderne Drucker und Multifunktionsgeräte eine wichtige Rolle bei der Reduzierung des Administrations-Aufwands. Hier ein neues Preisetikett, dort ein aktueller Ordersatz oder ein erfasster Papierlieferschein – das Output-Gerät in der Filiale muss einwandfrei funktionieren. Ist das nicht der Fall, versuchen die Filialmitarbeiter oft, technische Mängel zu beheben – auch, weil der IT-Support meist weit entfernt ansässig ist.
Bei einem Managed-Print-Services(MPS)-Konzept werden die Geräte in den Filialen hingegen proaktiv gewartet. Treten Störungen auf, erhält der MPS-Dienstleister automatisch eine Warnmeldung, sodass dieser den Defekt beheben kann. Auch um den Austausch der Verbrauchsmaterialien brauchen sich Filialmitarbeiter nicht mehr zu kümmern: Bei niedrigem Tonerstand sendet das Gerät automatisch eine Meldung an den MPS-Dienstleister, der die Tonerkassette rechtzeitig austauscht. Dies ermöglicht dem Filialpersonal ebenfalls mehr Zeit auf der Fläche zu verbringen.
Im Rahmen von Managed Print Services werden das Druck-Aufkommen sowie die dokumentenintensiven Prozesse analysiert, um auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittene Output-Geräte und Lösungen einzusetzen. Auf Basis regelmäßiger Reportings erhält das Unternehmen einen Überblick über Outputkosten, die sich so optimieren lassen. Die dabei eingesetzten Multifunktionsgeräte lassen sich zudem als Front-End für die weitere digitale Verarbeitung von Dokumenten nutzen. Hierzu werden Applikationen auf den Multifunktionsgeräten installiert – vergleichbar mit Apps auf einem Smartphone –, die speziell auf die Geschäftsprozesse des Handels ausgerichtet sind.
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