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Foto: Denner AG

Denner optimiert Rechnungsbearbeitung

Bei der Rechnungsbearbeitung ist Zeit bares Geld – umso mehr, wenn Eingangsrechnungen eine manuelle Bearbeitung durchlaufen müssen und Zahlungen spät getätigt werden. Die Denner AG hatte mit den Tücken händischer Rechnungsbearbeitung zu kämpfen – bis die drittgrößte Discount-Kette der Schweiz dem Papierkrieg den Kampf ansagte.

Rechnungen gingen im Unternehmen Denner bislang bei den Fachabteilungen ein. Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen mussten Papier-Dokumente prüfen, kontieren, manuell abzeichnen und per interner Postsendung zur Verbuchung im Enterprise Resource Planning(ERP)-System an die Hauptbuchhaltung schicken. Im Laufe des Verarbeitungsprozesses fertigte jede Abteilung zusätzliche Rechnungskopien für sich an. Einen durchgängigen Verarbeitungsprozess erschwerten auch Freigaben für die Eingangsrechnungen, die es über manuelle Schnittstellen einzufordern galt.

Prozesse beschleunigen

Der bestehende Prozess sollte durch eine optimierte Verarbeitung abgelöst werden. Denner startete ein Projekt zur Einführung einer automatisierten Rechnungslösung mit integriertem Scan- und Erfassungssystem, um den Prozess der Verarbeitung der Kreditorenrechnungen zu reorganisieren. Die Discount-Kette wollte den Ablauf beschleunigen, bessere Transparenz schaffen sowie Durchlaufzeiten verkürzen und wählte dazu die Lösung „CapturePay“ von Interact Consulting. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren der Einsatz von Standardprodukten mit hohem Investitionsschutz sowie Erfahrungen des Anbieters hinsichtlich der Realisierung von Verarbeitungslösungen.

Heute werden jährlich rund 100.000 Rechnungen mit insgesamt 300.000 Seiten von mehr als 2.000 Kreditoren zentral an Scan- und Verification-Stations in den Niederlassungen Romandie (Monat-sur-Lausanne), Egerkingen (Zentralschweiz und Mittelland), und am Hauptsitz in Zürich gescannt. Denner nutzt Kodak-i2600-Scanner. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 170 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und sechs Master-Arbeitsplätzen für die Finanzspezialisten.

Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software „ABBYY FlexiCapture“ erfolgt ausschließlich elektronisch. Die OCR-Technologie „ABBYY Distributed“ erkennt den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Kreditorendatenbank von Denner liest das System alle notwendigen Detailangaben ein – Totalbetrag, Rechnungsnummer oder Fälligkeitsdatum. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. Alle gescannten Rechnungen werden von der „CapturePay“-Archive-Box elektronisch signiert und im Rechnungsarchiv abgelegt. Diese ist ein Teil der Lösung „Basware Invoice Automation“, die zum Portfolio von Capture Pay gehört. Die Rechnungen stehen heute gleichzeitig für alle Mitarbeiter im Archiv zur Verfügung.

Workflow einheitlich steuern

Die Standardsoftware „Basware Invoice Automation“ beinhaltet auch eine Workflow-Steuerung inklusive der Abbildung von Visumslimits. Alle Daten werden nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine Schnittstelle automatisiert an das ERP-System „SAP Financial“ übergeben. Das soll für eine schnelle Verarbeitung und eine hohe Datensicherheit sorgen. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Fachabteilungen sparen Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, abzuzeichnen und freizugeben. Zudem ist der Rechnungsdurchlauf im Haus transparent geworden. Denner prüft bereits weitere Anwendungsmöglichkeiten: Denn das Unternehmen führt ein Verwaltungssystem für Mietverträge ein und zieht in Erwägung, die Lösung für die Verarbeitung von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen sowie der Mietzahlungen einzusetzen.

Foto: Denner AG

Weitere Informationen: www.denner.ch/de/ und www.basware.de   

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