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Grundbedingung für Seamless Commerce: starke und schlanke Backoffice-Prozesse (Foto: Fotolia/WrightStudio)
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ERP: Ressourcenplanung in Echtzeit

Nicht verknüpfte Datensilos für Webshop, stationäres Geschäft und fremdfinanzierte Shop-in-Shop-Systeme, ein schlecht dokumentiertes, komplexes System, über dessen zahlreiche Modifikationen und Eigenheiten nur noch ein paar langjährige Mitarbeiter den Überblick haben, Hard- und Softwaretechnologisch am Ende des Lebenszyklus – für steigende Umsätze und perfekten Kundenservice bildet das bestehende ERP-System in vielen Handelsunternehmen angesichts der fortschreitenden Digitalisierung heute nur noch eine unzureichende Basis.

So war es auch beim Modehaus Breuninger. „Eine überholte Systemarchitektur behinderte unsere Weiterentwicklung, Innovationen ließen sich oft nur in Teilbereichen oder aufgrund des immensen Modifikationsaufwands auch gar nicht wirtschaftlich umsetzen“, beschreibt Hendrik Wansleben,Teamleiter IT für Einkauf und Logistik, die Ausgangssituation in Stuttgart. Daten aus den 11 Häusern und dem 2008 gestarteten Webshop verteilten sich auf zweieinhalb historisch gewachsene ERP-Systeme. „Viele Prozesse erforderten aufwändige manuelle Eingriffe, die benötigte Transparenz in Bestandsmanagement und Lieferkette war nicht mehr gegeben“, so Wansleben.

Breuninger erzielt bereits heute einen signifikanten Teil seines Umsatzes online und profiliert sich im Wettbewerb durch hohen Kundenservice. Um für künftige Anforderungen des Marktes optimal gerüstet zu sein, entschied sich der Modehändler deshalb, die ERP-Architektur nach einer zweijährigen Vorbereitungsphase von Grund auf zu erneuern. Im Oktober 2015 wurden die bestehenden Altsysteme durch ein neues, zentrales ERP auf Basis von Microsoft Dynamics AX abgelöst. Diese Standard-ERP-Plattform für mittlere und größere Unternehmen wird ergänzt durch die branchenspezifische Lösung „BE-Fashion“ des Leipziger Softwarehauses „BE-terna“. Als zertifizierter Microsoft-Partner begleitete Beterna den kompletten Umstieg. Als „Single Point of Truth“ ermöglicht das neue Daten-Fundament Breuninger heute den Echtzeit-Überblick über den vollständigen Warenbestand online wie offline und erleichtert das Auffinden von Artikeln im Lager oder auf der Verkaufsfläche.

Oberste Priorität

Mit dem Großprojekt ERP liegt Breuninger im Trend. Das zeigt auch die aktuelle EHI-Studie „IT-Trends im Handel 2017“: Für mehr als die Hälfte (54 Prozent) der befragten IT-Verantwortlichen haben danach in den kommenden zwei Jahren solche Projekte oberste Priorität, die in engem Zusammenhang mit der Umsetzung von Omnichannel-Strategien stehen. Die Optimierung bzw. Erneuerung der Warenwirtschaft steht dabei weit oben auf der Investitionsagenda (siehe Grafik). „Implementierte Lösungen, die oftmals eine durchgängige Omnichannel-Strategie nicht in erforderlichem Maße unterstützen, machen hier Investitionen erforderlich“, sagt Cetin Acar, Projektleiter im Forschungsbereich IT des EHI in Köln.

„Der Grundgedanke, Geschäftsprozesse in einer zentralen Plattform zu steuern und jederzeit einen Gesamtüberblick über alle Aktivitäten des Unternehmens zu erhalten, ist aus meiner Sicht aktueller denn je“, sagt Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Godesys AG. Das Softwarehaus mit Sitz in Mainz bietet ERP-Lösungen für mittelständische Unternehmen an. Themen wie Marken-Konsistenz, individuelle Ansprache und eine optimale Bedienung aller Touchpoints werden im Handel immer wichtiger, so Kühl – und damit auch eine funktionsstarke, nutzerfreundliche Unternehmenssoftware.

Das gilt auch schon für deutlich kleinere Unternehmen als Breuninger mit seinen 5.500 Mitarbeitern und rund 800 Mio. Euro Jahresumsatz. Kontinuierliches Wachstum und der angestrebte Ausbau der E-Commerce-Aktivitäten gaben auch beim Elektronikzubehörhändler Omega aus Freiburg den Ausschlag, in die Prozess-Exzellenz zu investieren und ein neues ERP-System anzuschaffen. In Freiburg betreibt der mittelständische Retailer zwei Ladenlokale und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter, eine weitere Filiale mit 15 Mitarbeitern besteht seit einigen Jahren im westfälischen Münster. Künftig soll auch das Online-Geschäft sukzessive erschlossen werden. Die selbstentwickelte Lösung, die bei Omega im Einsatz war, bot allerdings keine Möglichkeit, Prozesse zentral zu steuern oder Informationen aus den bestehenden Filialen oder künftigen Vertriebskanälen zusammenzuführen, so dass sich Omega-Geschäftsführer Samuel Dages zum Umstieg entschloss.

Flexible Anpassbarkeit

Angesichts eines begrenzten Budgets waren für den Mittelständler neben einem guten Preis-Leistungsverhältnis vor allem die flexible Anpassbarkeit und Erweiterungsfähigkeit wichtige Anforderungen an das neue ERP-System. Am Ende eines 6-monatigen Auswahlprozesses fiel die Wahl auf die cloudbasierte Retail-Lösung von Godesys, die über einen herkömmlichen Standardbrowser bedient werden kann, aus der Cloud nahezu wartungsfrei läuft und dem auf Wachstum ausgerichteten Elektronikhändler auch in Zukunft Freiheit bei der Wahl von Hardware und Betriebssystem sichert.

Seit der Einführung des neuen Systems in allen drei Filialen konnte das Unternehmen bereits zahlreiche Prozessverbesserungen umsetzen, von denen auch die Kunden profitieren. So können die Mitarbeiter heute beispielsweise Bestände und Produkte filialübergreifend und in Echtzeit einsehen und gewünschte Artikel gezielt reservieren oder ordern. Mit der Godesys-Lösung sammelt der Händler außerdem kontinuierlich wichtige Informationen über das Kaufverhalten seiner Kunden und kann diese Informationen gezielt einsetzen, beispielsweise in Form individuell konfigurierter Angebote. „Die neue Software gibt uns die nötige Flexibilität, auf aktuelle Anforderungen und künftige Wünsche unserer Kunden schnell und zielgerichtet zu reagieren. Das Einkaufserlebnis konnte bereits grundsätzlich verbessert werden“, sagt Omega-Geschäftsführer Dages.

Ein wichtiger Aspekt beim Einstieg ins Online-Geschäft gerade im Mittelstand ist die Frage nach den passenden Schnittstellen. Insbesondere, wenn Shops auf fremden Plattformen wie Amazon oder Ebay betrieben werden sollen, müssen genaue Absprachen getroffen werden, um ein möglichst nahtloses Einkaufserlebnis zu bieten, betont Godesys-Vorstand Godelef Kühl. Zudem müsse ERP-Software den Umgang mit exponentiellem Datenwachstum lernen, um Anwender optimal dabei zu unterstützen, aus Cookies, Beacons, Sensor- oder Social-Media-Daten verwertbares Wissen zu gewinnen. Damit sie als „Single Point of Truth“ Antworten in Echtzeit geben kann, plädiert Kühl für eine Öffnung der ERP-Software gegenüber Drittanwendungen. „Schnittstellen und Daten-Integration sind Aufgaben, denen wir uns aktuell stellen müssen.“

Weitere Informationen: redaktion@ehi.org

Interview

Wir haben uns minutiös darauf vorbereitet

Wir haben uns minutiös darauf vorbereitet

Ein zentrales System wie das ERP im laufenden Betrieb umzustellen, ist so ziemlich die größte Herausforderung, die es in der Handels-IT gibt, oder?

Richtig. Deshalb haben wir uns auch minutiös darauf vorbereitet. Die Planungsphase betrug rund zwei Jahre. Sechs Monate vor dem Go-Live haben wir ungefähr 300 organisatorische Maßnahmen angeschoben, um im Zuge der Umstellung

möglichst wenige Daten rekreieren zu müssen. Beispielsweise wurden Lieferstopps vereinbart und die Häuser mit Warenvorräten ausgestattet, sodass während der Umstellung keine Warenverteilung mehr stattfand. Auch Preisreduzierungen

gab es ab einem bestimmten Tag nicht mehr.

Wie lief die Umstellung konkret ab?

Die heiße Phase vom Beginn der Migration auf Microsoft AX über das Einrichten der Umsysteme und das initiale Laden der Daten bis zum Pointof-no-Return betrug sechs Tage. Auch hier hatten wir vorher einen detaillierten Ablaufplan mit mehr als 600 Punkten

ausgearbeitet, die wir während des Go-Live praktisch im Minutentakt abgearbeitet haben.

Was noch war maßgeblich für den Erfolg Ihres ERP-Projekts?

Das war auch die hohe Disziplin der Breuninger-Mitarbeiter vor und während der Umstellung. Parallel zum Systemwechsel

müssen die Mitarbeiter bei so einem Projekt ja auch ihre gewohnte Arbeitsweise ändern. Um eines der Hauptziele,

nämlich mehr Transparenz zu erreichen, haben wir zusätzlich bereits im Vorfeld massiv in die Ausstattung mit mobilen Geräten und die Wlan-Abdeckung in den Filialen und Warenlagern investiert.