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Die Popken Fashion Group verkauft Bekleidung in rund 650 Filialen in 30 Ländern. (Foto: Popken Fashion Group)
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Omnichannel  |

Auf allen Kanälen die gleichen Informationen

Die Entwicklung von Omnichannel-Strukturen im Handel wird meist vorrangig als technologische Herausforderung gesehen, bei der Prozesse neu definiert und nicht zuletzt in einer Software abgebildet werden. Übersehen wird dabei gelegentlich, dass hinter Prozessen Mitarbeiter und damit Menschen stehen. Gemeinsam mit diesen gelte es, eine Art Omnichannel-Firmenkultur zu entwickeln, sagt Egbert Renken, Leitung IT Operation bei der Popken Fashion Group, ein Unternehmen,das sich auf Produktion und Vertrieb von Damenmode in großen Größen spezialisiert hat.

Die Popken Fashion Group harmonisiert mit einer automatisierten Omnichannel-Lösung ihre Vertriebskanäle. (Foto: Popken Fashion Group)
Die Popken Fashion Group harmonisiert mit einer automatisierten Omnichannel-Lösung ihre Vertriebskanäle. (Foto: Popken Fashion Group)

Die Popken Fashion Group verkauft Bekleidung in rd. 650 Filialen in 30 Ländern. Hinzu kommen das Kataloggeschäft und Onlineshops. „Diese unterschiedlichen Säulen sollten zusammenwachsen. Damit verbunden war ein umfassender Lernprozess“, beschreibt Renken die Situation vor dem Startschuss für die Entwicklung einer Software, die als mobile Lösung vor allem das Verkaufspersonal in den stationären Filialen unterstützen sollte. „Kernziel war es, auf allen Vertriebskanälen über die gleichen Bestandsinformationen zu verfügen und diese darstellen zu können“, so Renken. Die Qualität der Prozesse, zum Beispiel bei Preisreduzierungen, sollte verbessert werden und vor allem die unterschiedlichen Systeme wie Versand, Warenwirtschaft, Onlineshop etc. integriert werden.

Das IT-Projekt startete im Dezember 2014 auf Basis einer Prioritätenliste, die die wichtigsten Funktionalitäten der neuen Software definierte:‚‚

  • Filialbestellung aus dem Versandhandelslager‚‚
  • Bestandsanzeige im Onlineshop‚‚
  • Click & Ship (Bestellung im Laden, Lieferung an dieKundenadresse)‚‚
  • Kundenkonto auf allen Kanälen‚‚
  • Retoure einer im Versandhandel gekauften Ware im Laden‚‚
  • Durchführung von Preisänderungen im stationären Handel
Die Entwicklung von Omnichannel-Strukturen im Handel wird meist als Herausforderung gesehen. (Foto: Popken Fashion Group)
Die Entwicklung von Omnichannel-Strukturen im Handel wird meist als Herausforderung gesehen. (Foto: Popken Fashion Group)

Die Popken Fashion Group stützte sich dabei auf die Expertise der Software-Anbieter Futura Retail Solutions, Hamburg, ein Spezialist für Kassen- und Warenwirtschafslösungen im Handel sowie e-velopment, Hamburg, ein IT-Anbieter mit Erfahrungen im Distanzhandel inklusive Lagerhaltung/Organisation, Kommissionierung und Versand. Ein fertiges Produkt, das die gewünschten Prozesse abbildete, hatten die IT-Partner nicht in der Schublade.

Die notwendigen Programmierungen begannen im Mai 2015. Im August 2015 startete ein Test der Software mitdem Namen „Futura4SalesAssistant“ in 10 Popken-Filialen. Anfang 2016 folgte der Rollout in rund 100 Filialen. Die Software ist eine Windows 10-App. Die Oberfläche ist intuitiv zu bedienen. Die Lösung wurde zwar für mobile Endgeräte entwickelt, kann aber auch auf den Kassen zum Einsatz kommen. Wichtige Funktionen der Tablet-Lösung sind:‚‚

  • Bestandsanzeige nach Größen und Farben‚‚
  • Click & Reserve (Bestellung im Onlineshop, Lieferung zur Abholung in die Filiale)‚‚
  • Curated Shopping‚‚
  • Preisänderungen als Etikettierungsanweisung‚
  • Umlagerungen mit direkter Verbuchung in der Warenwirtschaft‚‚
  • Warenanforderung aus der Zentrale und anderen Filialen‚‚
  • Rückruf‚‚
  • Instore-Reservierung

Als zentrale Drehscheibe des Systems fungiert das Warenwirtschaftssystem „Futura4Retail“. Es verwaltet alle Daten: die kompletten Kundenstammdaten, alle Artikel mit komplettem Artikelstamm, Bestände, Preise und EAN. Damit ist sichergestellt, dass bei Online-Bestellungen tatsächlich erst dann ein Auftrag bestätigt wird, wenn die Verfügbarkeit gewährleistet ist.

Standardisierte Webservices

Die Transaktionsdaten werden entweder in Futura-Softwarelösungen erstellt wie zum Beispiel Bestellungen, Wareneingänge, Warenverschiebungen und Umsätze von stationären Kassen, oder sie werden von Drittsystemen geliefert wie zum Beispiel vom Webshop oder aus einem CRM-System. Alle Daten werden im System gespeichert und ausgewertet. Die Auswertung erfolgt über das Data Warehouse oder im Business Intelligence-System.

„Innerhalb der Systeme werden Daten via standardisierten Webservices – bei Bedarf in Echtzeit – bereitgestellt oder empfangen. Das macht Omnichannel möglich bzw. erleichtert die Umsetzung und den Betrieb“, sagt Vanjo Wandscher von der Futura-Geschäftsleitung.

Der „Futura4SalesAssistent“ wird mit der von e-velopment entwickelten Backoffice-Plattform „360e“ und damit mit den Funktionen Sortiments- und Aktionsplanung, Einkauf, Disposition, Kunden- und Auftragsdaten verknüpft. Genutzt werden beide Systeme u.a. für die Click & Ship sowie Click & Reserve-Funktion, aber auch für reine Filialprozesse wie Bestandsinformationen und Filialbestellung im Kundenauftrag. Dahinter steht ein permanent in Echtzeit stattfindender webbasierter Austausch der Artikel-, Bestands- und Kundendaten. „Unsere Verkaufsmitarbeiter haben jetzt Zugriff auf die Bestände im Zentrallager. Sie informieren die Kundinnen, wenn die Ware eingetroffen ist und abgeholt werden kann“, berichtet Renken.

Richtig sei aber auch, dass sich Mitarbeiter von alten, gelernten Prozessen und Gewohnheiten nicht „über Nacht“ verabschieden. Die Nutzung der neuen Optionen habe sich nur langsam durchgesetzt. „An der Kasse wurde das System zunächst sogar besser angenommen als auf den Tablets“, so Renken.

Weitere Informationen: redaktion@remove-this.ehi.org

Fotos: (3): Ulla Popken Fashion Group

Interview

Viele manuelle Tätigkeiten sind weggefallen

Viele manuelle Tätigkeiten sind weggefallen

Was bringt die neue Softwarelösung?

Die Bestellungen in der Filiale sind um 15 Prozent gestiegen. Die Notwendigkeit der telefonischen Filialbestellungen konnte gegen null reduziert werden.

Wo sehen Sie Ihr Unternehmen nun besser aufgestellt?

Viele manuelle Tätigkeiten sind weggefallen. Unsere Kunden werden jetzt genau über den aktuellen Status ihrer Bestellung im Shop oder in der Filiale informiert. In der Filiale liegen jetzt alle Informationen vor, um unserer Kundin genaue Auskünfte über die Lieferfähigkeit der Artikel geben zu können. Unsere Kunden haben nun auch die Möglichkeit, im Onlineshop auf aktuelle Bestandsdaten zuzugreifen und können ihren Wunschartikel direkt in der Filiale reservieren lassen.

Woran müssen Sie und Ihre IT-Partner noch feilen?

Wir müssen noch die eine oder andere Omnichannel-Funktion umsetzen. Die Anzeige des Bestellstatus einer Filialbestellung für die Kundin soll auch online zur Verfügung gestellt werden. Wir arbeiten außerdem an der Integration des „Futura4SalesAssistant“ in die Kassenfunktionen.