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Wann genau sind Forderungen in Verzug und welche Maßnahmen machen das Mahnwesen effizient und rechtssicher? (Foto: Fotolia/stadtratte)
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Das Mahnwesen rechtssicher aufziehen

Als Faustregel gilt: Die straff organisierte Verfolgung offener Forderungen mit klarer Linie und rechtlich stabilem Unterbau ist Dreh- und Angelpunkt für ein erfolgreiches Mahnwesen im Einzelhandel.

Struktur des Forderungsmanagements

Grundsätzlich lässt sich das Forderungsmanagement in fünf Stadien bzw. „Eskalationsstufen“ einteilen:

  1. das betriebliche Mahnwesen mit der klassischen Zahlungserinnerung
  2. das professionelle Inkasso mit Mahnungen und telefonischem Mediationsgespräch
  3. das gerichtliches Mahnverfahren mit Mahn- und Vollstreckungsbescheid
  4. die Zwangsvollstreckung mit unterschiedlichen Pfändungsmaßnahmen und dem Auftrag an den Gerichtsvollzieher
  5. die Titelüberwachung mit strategischem Bonitätsmonitoring

Welches Stadium das Forderungsmanagement erreicht, hängt davon ab, wann eine Maßnahme erfolgreich ist. Sobald ein Schuldner seiner Zahlungsverpflichtung nachkommt, entfallen die weiteren Stadien. Arbeitet man zu Beginn einer Zahlungsstörung ordentlich und konsequent, reduziert dies den Aufwand im Forderungsmanagement.

Ablauf

Die erste Frage in der Praxis lautet erfahrungsgemäß: „Wann muss ich eigentlich eine Mahnung/Zahlungserinnerung verschicken?“. Die Antwort: Sobald eine Forderung in Verzug ist. Der Prozess des „in Verzug setzens“ funktioniert auf mehrere Arten: Entweder wird ein festes Zahlungsziel auf der Rechnung formuliert oder das „in Verzug setzen“ erfolgt über den gesetzlichen Zahlungsverzug, der gem. §286 BGB 30 Tage nach Fälligkeit automatisch eintritt.

Sobald eine Zahlung in Verzug ist, dürfte sie theoretisch an einen Dienstleister im Forderungsmanagement übergeben werden, in der Realität empfiehlt sich aber durchaus der Versand einer Zahlungserinnerung. Dabei lohnt sich der Hinweis, dass die Angelegenheit bei erneutem Versäumen der Nachfrist an einen bestimmten, namentlich genannten Inkassodienstleister zur weiteren Bearbeitung übergeht und der säumige Kunde über eine fristgerechte Zahlung weitere Kosten in der Verfolgung vermeiden kann. Das verdeutlicht, dass es tatsächlich einen Plan für ein weiterführendes Mahnwesen gibt und führt den Namen des Inkassodienstleisters frühzeitig ein. Dies leitet die nächste Eskalationsstufe ein, sollte sie notwendig werden.

Die Übergabe zahlungsgestörter Forderungsangelegenheiten an einen Spezialisten erfolgt via Onlineformular, Datenexport oder – wenn ein entsprechendes ERP-System vorhanden ist – über eine Schnittstelle in der Debitorenbuchhaltung. Weitere Schritte werden dann, je nach Konzept im Forderungsmanagement, individuell abgestimmt und professionell durchgeführt. 

Eine bewährte Herangehensweise setzt dabei auf zwei außergerichtliche Inkassomahnungen, das Mediationsgespräch im Telefoninkasso sowie eine (optionale) Rechtsanwaltsmahnung über eine angeschlossene Verbundkanzlei. Alle weiteren Eskalationsstufen orientieren sich an den verbindlichen Leitplanken, die der Gesetzgeber im gerichtlichen Mahnverfahren, der Zwangsvollstreckung und in der Titelüberwachung gesetzt hat.

Konzepte im Forderungsmanagement

Klassisches Inkasso erfolgt in der Regel kostenneutral: Offene Posten werden zur Bearbeitung übergeben. Das Inkassobüro macht die gesetzlichen Gebühren als sog. Verzugsschaden direkt beim Schuldner geltend, Auslagen, die beispielsweise für Ermittlungs- und Bonitätsleistungen anfallen können, gehen grundsätzlich zu dessen Lasten. Bei erfolgreicher Realisierung wird die Forderung komplett ausgezahlt.

Echtes Factoring kostet als Finanzierungsleistung ein fixes Disagio, das für den gesamten Umsatz gilt. Auch Forderungen, die gar keine Zahlungsstörung ausgewiesen hätten, sind davon betroffen. Dafür können Händler sicher sein, alle Forderungen innerhalb eines definierten Zeitraumes zu erhalten.

Forderungskauf richtet sich nicht an alle, sondern nur an tatsächlich zahlungsgestörte Forderungen mit einem Mindestalter von 90 Tagen. Diese tritt ein Gläubiger als Gesamtportfolio zu einem Preis unterhalb des Nennwertes an einen entsprechenden Anbieter ab.

Welche dieser drei Varianten die passende ist, liegt dabei immer im Ermessen des Unternehmens: Genügt eine Pauschallösung für den gesamtem Umsatz, oder braucht es einen Spezialisten, der das Forderungsmanagement individuell ausgestaltet, es transparent und nachvollziehbar aufzieht und es nahtlos in bestehende Betriebsstrukturen integriert?

Foto: Fotolia/stadtratte

Weitere Informationen: https://www.pno-inkasso.de/