Anzeige
implexis
Anzeige
EuroCIS
Cash-Management im Backoffice (Foto: Glory)
A- A A+
Security  |

Das Bargeld effektiv handeln

Auch heute noch bezahlen 51,3 Prozent der Kunden am Point of Sale mit Bargeld. „Und das wird sich auch so schnell nicht ändern“, meint HDE-Zahlungsexperte Ulrich Binnebößel. In den Filialen führt dies zu hohen Bargeldvolumina, die von Kassierern und Mitarbeitern am Ende einer Schicht im Backoffice abgerechnet und nach dem Vier-Augen-Prinzip gezählt und gewogen werden müssen.

Da Bargeld uns noch lange begleiten wird, besteht die Herausforderung darin, möglichst effizient damit umzugehen.
Michael Geißler
Fachverantwortlicher für das Bargeldmanagement, dm-drogerie markt

Für den Handel sind der tägliche Umgang mit und die Verarbeitung von großen Mengen an Bargeld mit Kosten und Risiken verbunden. Von der Bargeldlogistik durch Werttransportdienstleister bis zur Handhabung durch das Personal in den Filialen – Bargeld bindet Ressourcen. Cash-Recycling-Systeme vereinfachen die Kassenabschlüsse, die Automaten reduzieren die Zeit für die Bargeldverarbeitung bei Arbeitsbeginn, Schichtwechsel und beim Tagesabschluss. Die automatische Münzausgabe ermöglicht eine schnelle und einfache Vorbereitung des Wechselgeldes, alle Ein- und Auszahlungen werden dokumentiert, der interne Bargeldkreislauf wird transparent. Durch die Wiederverwendung und Wiederauszahlung der eingezahlten Münzen und Banknoten können die Unternehmen ihre Bargeldbestände drastisch reduzieren.

Die Systeme arbeiten in einem geschlossenen Bargeldkreislauf. Dadurch sind Fehler und Manipulationen nahezu ausgeschlossen. Kassenabschöpfungen können jederzeit durchgeführt und Kassenbestände dadurch niedrig gehalten werden. Damit reduzieren Cash-Recycler das Risiko von Unterschlagungen und Überfällen und erhöhen die Sicherheit der Mitarbeiter. Cash-Recycler für größere Lebensmittelmärkte kosten rund 35.000 Euro.

Investitionsentscheidung

Dennoch scheint sich die Investition zu lohnen. Neben der Schweizer Coop hat sich auch die Drogeriemarktkette dm dazu entschlossen, sukzessive ihre Filialen mit den Automaten auszustatten. „Da Bargeld uns noch lange im Handel begleiten wird, besteht die Herausforderung heute darin, mit den Zahlungen möglichst effizient umzugehen“, sagt Michael Geißler, Fachverantwortlicher für das Bargeldmanagement bei dm.

Das Unternehmen hat bereits 2015 begonnen, erste Cash-Recycling-Automaten in zwei Filialen zu testen. Die Geräte waren allerdings zunächst nicht mit der zentralen Kassensoftware verbunden. Das Pilotprojekt wurde dann Mitte 2017 auf 18 Filialen erweitert. Um auch die Bestandsführung zu digitalisieren, wurden die Geräte über eine Cloud-Lösung mit der Kassensoftware in der dm-Zentrale verknüpft, was ein zentrales Monitoring der Bargeldprozesse ermöglichte.

Die Erfahrung mit den Cash-Recycling-Systemen waren laut dm positiv, die Mitarbeiter zeigten sich offen dafür. „Der Umgang mit dem Bargeld ist nun ein klar definierter Prozess und wird durch den Cash-Recycler einfacher“, sagt Geißler. Die Abrechnung der Kassenbestände benötigt deutlich weniger Zeit, und ob eine Differenz aufgetreten ist, ist für den Mitarbeiter jeden Abend transparent: Die Summe der Einzahlungen wird durch einen Bon quittiert. Durch Abgleich mit den Buchungen an der Kasse sind Differenzen sofort dokumentiert. „Bei der manuellen Abrechnung wurden die Kassen lediglich einmal pro Woche abgerechnet“, so Geißler.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durch den Einsatz der Automaten die Revision, die Überwachung des Bargeldbestandes unter vier Augen entfällt, die regelmäßig zusammen mit Mitarbeitern von Nachbarfilialen durchgeführt wurde. Bei der Filialrevision entfällt die Zählung des Geldbestandes sowie die Prüfung der Geldwirtschaftsbelege auf Vollständigkeit der Unterschriften der durchführenden Mitarbeiter. Der Automat dokumentiert per Aufdruck auf den Beleg, welcher Mitarbeiter am Cash-Recycler angemeldet war.

Die Befüllung der Cash-Recycler und die Entsorgung der abgeschöpften Geldscheine übernimmt das Werttransportunternehmen. Die Mitarbeiter melden sich mit einem Einmalpasswort am Cash-Recyler an, entnehmen die Safebags und füllen das bestellte Wechselgeld ein. Seit September 2017 stattet dm alle neuen oder umgebauten Filialen mit einem Cash-Recycler aus – bis heute sind das 75 Filialen. „Im Sommer dieses Jahres beginnen wir den Rollout in alle Bestandsfilialen und gehen davon aus, dass dieser dann spätestens 2020 abgeschlossen sein wird“, sagt Michael Geißler.

Werttransportunternehmen

Auch für die Coop Genossenschaft in der Schweiz war die Steigerung der Effizienz der Bargeldprozesse ein wichtiges Argument für die Investition in Cash-Center. Der Aufwand für das Bargeldhandling in den Filialen sei hoch, heißt es. Daher hat sich das Unternehmen 2013 entschieden, Cash-Recycler auf ihre Praxistauglichkeit zu testen, sagte Daniel Gysin, Projektleiter für das Cash-Management bei Coop, Anfang des Jahres auf der Kongressveranstaltung Cashcon 2018 in Köln.

Das Unternehmen hat in einer längeren Pilotphase Systeme von 4 Anbietern in 10 Verkaufsstellen getestet und plant nun nach positivem Abschluss des Projekts, noch in diesem Jahr 100 Geräte in ausgewählten Coop-Supermärkten zu installieren. Die Pilotphase habe gezeigt, dass hohe Prozesseinsparungen möglich sind. Hinzu komme die Entlastung des Personals und die höhere Genauigkeit beim Zählen. Ein weiteres Argument für die Anschaffung eines Cash-Recyclers ist das Einsparen von Platz vor allem in den größeren Märkten. Zurzeit werden in den Coop-Läden zwei Abrechnungsräume benötigt für das Zählen des Geldes bei Übergabe des Kassenstocks nach Dienstschluss sowie die Lagerung des Geldes im Tresor.

Außerdem wird die Anzahl der Einsätze der Werttransportunternehmen reduziert, weil die Zeit der „Bargeld-Autonomie“ länger ist. Es wird weniger häufig Wechselgeld benötigt, und die Münzen können ungerollt angeliefert werden, wodurch Aufschläge für das Geld-Rollen wegfallen.

Foto: Glory

Weitere Informationen: redaktion@remove-this.ehi.org

Cash-Management-Systeme

Geschlossener Geldkreislauf

Automatische Systeme des Cash-Managements, sei es direkt an der Kasse oder im Backoffice, machen das Bargeldhandling nicht nur sicherer, sondern auch einfacher. Geschlossene Systeme verhindern den direkten Zugriff von eigenen Mitarbeitern und externen Beteiligten auf das Bargeld und machen Barzahlungen sicherer. Erstrebenswert sind durchgehend geschlossene Prozesse.

Die Vorteile der Automaten: Das System kennt jederzeit den genauen Bargeldbestand, und die Wechselgeldrückgabe erfolgt automatisch und fehlerfrei. Bedienerwechsel sind jederzeit ohne Zwischenabrechnungen möglich. Auch die Zeit für die Schlussabrechnung verkürzt sich erheblich. Hinzu kommt eine permanente Falschgelderkennung und ein minimiertes Risiko eines Raubüberfalls.

Die Software verarbeitet im Hintergrund alle Zahlungsvorgänge, dokumentiert jede Transaktion und macht die Wechselgeldversorgung und die Bargeldentsorgung besser planbar. Redundante Prozesse bei der Geldzählung können vermieden werden. Bei der Automatisierung geht es weniger darum, Bargeldprozesse zu beschleunigen, sondern sie dienen eher zum Schutz der Mitarbeiter vor Raubüberfällen und zur Entlastung der Mitarbeiter beim Bargeld-Handling wie zum Beispiel der Vermeidung von Wechselgeldfehlern und Annahmen von Falschgeld. Ferner erlauben sie einen flexiblen Mitarbeiterwechsel ohne zwischenzeitliche Kassenabrechnung und vereinfachen die Tagesendabrechnung.

Ein geschlossener Geldkreislauf schließt im Idealfall Kassenbüro, Werttransport und Cash-Center ein. Durch die stärkere direkte Einbindung von Banken bei der Geldent- und Wechselgeldversorgung, finden neue Betreibermodelle bei Einzahltresoren im Backoffice zunehmende Beachtung.