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Mit einer neuen Softwarelösung soll bei Tegut vor allem ein Monitoring der von der Revision aufgestellten To-do-Liste möglich sein. (Foto: Fotolia/ty)
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Revision im Workflow

Revisionsmitarbeiter gehören in vielen Unternehmen nicht gerade zu den beliebtesten Kollegen: Wenn sie kommen, ist zuvor zwangsläufig „etwas“ passiert, und meist nichts Gutes. Die Revision wird daher häufig als leidiges Übel gesehen, weil sie für die Betroffenen zusätzliche Arbeit schafft. Diese Situation war laut Jochen Braun, Leiter Revision bei Tegut in Fulda, einer der Gründe für eine stagnierende Ergebnisentwicklung trotz massiver Anstrengungen des Food-Filialisten mit 280 Märkten und 980 Mio. Euro Umsatz in 2015. Seit 2003 ist Braun Leiter der Revision bei Tegut. Seine Beobachtung: Im täglichen Geschäft haben aus Sicht eines Marktleiters andere Bereiche Priorität. Hinzu komme ein „Aussitzverhalten“, das Problemlösungen verlangsamt oder gar unmöglich macht.

Komplette Abbildung des Revisionsprozesses ohne manuelles Eingreifen.
Jochen Braun
Leiter Revision, Tegut, Fulda

Dies war ein zentraler Grund für die Investition in eine neue Softwarelösung, mit der vor allem ein Monitoring der von der Revision aufgestellten To-do-Liste möglich sein sollte. Tegut ging 2014 mit der Software „BITqms“ aus dem Hause Bitworks, Darmstadt, an den Start. Dabei handelt es sich um eine Standardsoftware mit hohem Automatisierungsgrad, die an die individuellen Anforderungen angepasst wurde.

Automatische Abwicklung

Während mit der Vorgängerlösung lediglich Revisionsaudits abgebildet und Berichte an die Marktleiter manuell per E-Mail verschickt wurden, ermöglicht die neue Lösung die komplette Abbildung des Prozesses ohne manuelles Eingreifen. Maßnahmen werden automatisch angelegt und den Verantwortlichen zugewiesen. Auditberichte werden erstellt und systemgesteuert versendet, auch die Nachverfolgung der Aufgaben wird gesteuert. Zudem haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf Auditberichte, Maßnahmen und deren Bearbeitungsstand. Somit ist ein Gebietsverantwortlicher jederzeit in der Lage, die offenen Punkte seiner Marktverantwortlichen zu kontrollieren und im täglichen Gespräch die Abarbeitung zu steuern, ohne dabei endlose E-Mail-Ketten zu durchforsten.

Testkäufe

Zudem wurde das Thema Testkäufe und deren Nachverfolgung umgesetzt. Vor der Einführung der neuen Software wurden die Testkaufergebnisse auf Zetteln protokolliert und zwecks Auswertung im Nachgang in Excel-Listen eingepflegt. Mit „BITqms“ erfolgt bereits die Planung der Testkäufe elektronisch. Der externe Dienstleister erhält zu Beginn eine Liste der geplanten Märkte und teilt diese dann seinen Testkäufern zu. Die Testkäufer selbst verfügen über Tablets, mit denen die einzelnen Testkäufe inklusive Bons und weiteren Angaben dokumentiert werden.

„Die Erfassung der Ergebnisse erfolgt direkt im Markt mit ‚BITqms2Go‘ offline. Ein Netzwerkzugang wird nicht benötigt“, erklärt Christian Steinmetz, Produktmanager und Entwicklungsleiter „BITqms“. Die Ergebnisse stehen nur wenige Sekunden nach der Synchronisation allen Beteiligten zur Verfügung. Dabei kann der Testkäufer direkt vor Ort auf die jeweiligen Kassiererdaten zugreifen und die korrekten Personendaten zuordnen. Je nach Ergebnis werden dann weitere Prozesse wie Mitarbeitergespräche automatisch in die Wege geleitet. Auch hier haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über Ergebnisse der Testkäufe, den Stand der Mitarbeitergespräche etc. Eine manuelle Excel-Erfassung für Auswertungen entfällt. Stattdessen kann dies mit einem Klick im System ausgeführt werden.

Die Arbeit mit der Revisionslösung berührt viele andere Unternehmensbereiche.
Christian Steinmetz
Produktmanager und Entwicklungsleiter, Bitworks EDV-Dienstleistungs-GmbH, Darmstadt

Die Arbeit mit „BITqms“ berührt bei Tegut darüber hinaus eine Vielzahl von Unternehmensbereichen:

Vertrieb: Die Gebietsverantwortlichen beurteilen im Rahmen einer Vor-Ort-Prüfung der Filiale diverse Themenbereiche mithilfe eines Apple-Tablet. Auf Basis dieser Bewertungen erstellt das System eine Gesamtbewertung. Der Marktleiter erhält den Bericht zur Kenntnisnahme und beseitigt eventuell gefundene Mängel. „Er muss jetzt innerhalb des Systems aktiv antworten und mitteilen, dass die Aufgaben erledigt wurden. Diese Information geht nicht nur an die Revision, sondern auch an die Gebietsverantwortlichen“, erläutert Steinmetz. Vergleichsauswertungen der einzelnen Filialen lassen „gute“ und „schlechte“ Märkte erkennen. Auch Trends in puncto Leistungsentwicklung einer Filiale werden dargestellt.

Fachberater: Die Tegut-Berater, die sich beispielsweise mit Themen der Warenpräsentation oder Verkaufsförderung beschäftigen, haben einen einheitlichen Fragenkatalog mit Feststellungen und Maßnahmen definiert und innerhalb des Systems hinterlegt. Vor Ort erfolgt die Erfassung der Ergebnisse inklusive Bildaufnahmen. Das System erstellt dann eine Maßnahmenliste und informiert Gebietsverantwortliche und Marktleiter.

Berufsbildung: Alle vier Monate müssen die Ausbildungsverantwortlichen eine Beurteilung der Azubis vornehmen. Das System unterstützt bei der Beurteilung, indem es beispielsweise über Ausbildungsmodule informiert, die noch nicht abgearbeitet wurden. Bei Bedarf werden die Verantwortlichen in Kenntnis gesetzt. „Ausbilder haben jetzt jederzeit eine Übersicht über die aktuellen Bewertungen und sogar über versäumte Bewertungen. Ist eine Bewertung überfällig, wird der Verantwortliche automatisch daran erinnert“, beschreibt Steinmetz. In diesem Modul können Seminarleiter die Bewertungen der Azubis hinterlegen. Diese werden direkt an Ausbilder und Vorgesetzte weitergeleitet. „Alle Verantwortlichen haben jederzeit einen Überblick über die Bewertungen“, so Steinmetz. Auch die Zeugnisverwaltung ist in diesem Bereich abgebildet.

Qualitätsmanagement: Das Qualitätsmanagement plant die durchzuführenden Hygienechecks auf Basis der vorhergehenden Ergebnisse nach definierten Prioritäten und Regeln. Beispiel: sofortige Nach-Auditierung eines Marktes mit schlechter Bewertung oder aber die erneute Auditierung eines „A-Marktes“ erst nach einem Jahr. Dabei wird die Planung automatisch von „BITqms“ erledigt. Externe Prüfer übernehmen die Durchführung der Hygiene-Checks unter Verwendung von „BITqms“ auf mobilen Endgeräten. Die Ergebnisse werden von Mitarbeitern aus dem Bereich Qualitätsmanagement geprüft und freigegeben, die „Hausaufgaben“ für die Filialen werden erstellt und Verantwortliche informiert. Auch diese Berichte sind jederzeit vom jeweiligen Marktleiter und den Gebietsverantwortlichen einsehbar.

Foto: Fotolia/ty

Weitere Informationen: redaktion@ehi.org